Home Office, Remote Work und hybrides Arbeiten – die Arbeitsmodelle entwickeln sich stets weiter. Dazu hat unter anderem auch die Corona-Pandemie beigetragen. Seit kurzem ist zudem immer häufiger die Rede von “Workation”.
Doch was versteht man unter Workation? Für wen eignet sich das Modell? Was sind die Vorteile? Und wie stehen deutsche Arbeitgeber und das deutsche Arbeitsrecht dazu? Alle Infos dazu bekommst du in diesem Blogbeitrag.
Der Begriff Workation setzt sich aus den Wörtern “Work” (Arbeit) und “Vacation” (Urlaub) zusammen. Es handelt sich also um das mobile Arbeiten aus dem Urlaub heraus. Mit Workation wurde eine neue Arbeitsmethode geschaffen, die eine Balance zwischen Arbeit und Freizeit ermöglicht. Die Idee dahinter ist es, Arbeit und Freizeit zu verbinden, indem man während eines Urlaubs oder eines zeitlich begrenzten Aufenthalts in einem EU-Land oder an einem anderen Ort arbeitet.
Personen, die dieses Arbeitsmodell häufig anwenden, sind meist “Digitale Nomaden”. Ein digitaler Nomade ist ein Unternehmer oder auch Arbeitnehmer, der fast ausschließlich digitale Technologien anwendet, um seine Arbeit zu erledigen. Zugleich führt er ein eher ortsunabhängiges beziehungsweise multilokales Leben. Zu dieser Gruppe gehören hauptsächlich Solo-Selbstständige, Freelancer oder Blogger.
Neben Einzelreisenden richtet sich eine Workation auch an Paare, die neben der Arbeit auch freie Zeit gemeinsam genießen möchten. Aber auch an Familien, die Kinderbetreuung und Arbeiten kombinieren wollen.
Mittlerweile gibt es auch immer mehr Unternehmen, die durch Team-Workations den Zusammenhalt innerhalb von Abteilungen festigen wollen. Durch das gemeinsame im Ausland tätig sein, abseits etablierter Arbeitsräume, kann zudem die Identität des Teams gestärkt werden. Ergänzende Freizeitaktivitäten helfen, dass Mitarbeiter sich besser kennenlernen und Vertrauen aufgebaut wird.
Die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber nimmt im Allgemeinen ab. Eine Workation kann die Sichtweise auf ein Unternehmen positiv beeinflussen, die Work-Life-Balance stärken und die Produktivität von Arbeitnehmern steigern.
Oftmals trägt eine Verlagerung des Arbeitsplatzes an einen anderen Ort auch dazu bei, dass der Kopf frei für neue Ideen ist. Durch den „Tapetenwechsel“ kann neue Energie für Körper und Geist gesammelt werden.
Die Mehrheit der Workation-Reisenden blickt sehr positiv auf ihre Erfahrungen zurück und betont, dass sich die Arbeitsleistung sowohl vor, während als auch nach einer Workation verbessert hat.
Rechtlich gesehen gibt es einige Aspekte, die bei einer Workation zu beachten sind. Neben dem EU-Ausland kann es in einigen Ländern rechtliche Einschränkungen oder Aufenthaltsbestimmungen geben, die die Tätigkeit im Ausland einschränken. Es ist daher wichtig, sich vorab über das jeweilige Land zu informieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen, bevor man seine Reise plant und bucht.
Eine erfolgreiche Workation erfordert sorgfältige Vorbereitung sowohl durch den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die von beiden beachtet werden sollten:
Arbeits- und teambezogene Aspekte: Startet die Planung frühzeitig, um die Verfügbarkeit von Unterkunft und Transportmitteln zu sichern. Der Arbeitgeber sollte definieren, wer teilnehmen wird, und sicherstellen, dass alle Beteiligten technisch ausgerüstet und bereit sind. Zudem sollte dafür gesorgt werden, dass alle termingebundenen Aufgaben im Hinblick auf die Zeitverschiebung angepasst werden.
Unterkunfts- und Reiseaspekte: Wählt das Reiseziel sorgfältig aus. Dabei solltet ihr sowohl organisatorische als auch Kosten- und ökologische Aspekte berücksichtigen. Stellt sicher, dass die Unterkunft workation-tauglich ist und überprüft die Transportmöglichkeiten vor Ort.
Regulatorische Aspekte: Es sollten datenschutzrechtliche Fragen berücksichtigt und darüber nachgedacht werden, eine Zusatzvereinbarung zu den Arbeitsverträgen zu treffen. Es empfiehlt sich, eine Workation-Richtlinie zu erstellen. Dabei sollte auf die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften geachtet werden.
Budget und Versicherungen: Legt das Budget fest und prüft, welche Kosten von den Arbeitnehmern und welche vom Arbeitgeber übernommen werden. Prüft auch, ob zusätzliche Versicherungen benötigt werden. Als Arbeitnehmer solltest du weiterhin in Deutschland sozialversichert bleiben.
Berücksichtigt auch die 183-Tage-Regel. Sie besagt, dass Arbeitnehmer, die weniger als 183 Tage in einem anderen Staat arbeiten und ihren Arbeitslohn von Deutschland aus von einem hier ansässigen Unternehmen erhalten, weiterhin in Deutschland steuerpflichtig sind.
Technische Aspekte und Arbeitsmaterial: Stellt sicher, dass eine gute WLAN-Infrastruktur vorhanden ist und alle notwendigen Arbeitsmaterialien verfügbar sind. Achtet auch darauf, dass sicherheitsrelevante Backups erstellt werden und dass die Arbeitnehmer mit den notwendigen technischen Geräten ausgestattet sind.
Workation ist ein Trend, der sich immer mehr durchsetzt. In einer immer vernetzteren Welt, in der die Technologie es uns ermöglicht, von fast überall aus zu arbeiten, bietet das Konzept Arbeitnehmern die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz flexibel zu gestalten und gleichzeitig neue Orte zu entdecken. Es ist ein Arbeitsmodell, das vor allem für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen, die eine flexible Arbeitsweise unterstützen, attraktiv ist.
Was ist eine Workation?
Ein Arbeitsmodell, bei dem Arbeit und Urlaub kombiniert werden. Man arbeitet also während des Urlaubs oder eines langfristigen Aufenthalts an einem anderen Ort.
Welche rechtlichen Aspekte muss ich bei einer Workation beachten?
Es kann länderspezifische rechtliche Bestimmungen und Aufenthaltsbestimmungen geben, die die Arbeit für Ausländer einschränken. Bevor du eine Workation startest, solltest du dich daher ausführlich informieren.
Für wen ist Workation geeignet?
Besonders attraktiv ist es für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen, die eine flexible Arbeitsweise unterstützen. Aber grundsätzlich kann jeder, der in der Lage ist, remote zu arbeiten, von einem Workation-Konzept profitieren.
Wie kann man eine Workation effektiv planen?
Eine effiziente Planung beginnt mit einer ausreichenden Vorlaufzeit. Die Verfügbarkeiten von passenden Unterkünften und Transportmitteln sollten geprüft werden. Ebenfalls wichtig ist die genaue Festlegung des Teilnehmerkreises und die Regelung aller arbeitsbezogenen Aspekte. Bei einer Workation in einer anderen Zeitzone ist die Berücksichtigung der Zeitverschiebung zwingend notwendig. Ein genauer Terminabgleich mit allen Teilnehmern sollte nicht fehlen.
Welche Kosten und Versicherungen sollte ich beachten?
Die Kostenverteilung sollte vorab klar festgelegt sein, sodass die Teilnehmer und das Unternehmen genau wissen, welche Kosten von wem getragen werden. Zusätzlich ist es wichtig, passende Versicherungen abzuschließen. Hierzu zählen Auslandskrankenversicherungen, Haftpflichtversicherungen mit Auslandsschutz, Unfallversicherungen und eventuell Geräteversicherungen.
Wie stelle ich sicher, dass die Workation-Unterkunft geeignet ist?
Eine geeignete Unterkunft für eine Workation sollte Meetingräume und Einzelarbeitsplätze mit passender Infrastruktur bieten. Dazu zählen Schreibtische, ergonomische Stühle und Monitore. Am wichtigsten ist aber eine gute WLAN-Infrastruktur, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Was sollte in eine Workation-Richtlinie aufgenommen werden?
Eine Workation-Richtlinie sollte alle relevanten Informationen zur Workation enthalten. Dazu zählen unter anderem arbeits- und teambezogene Aspekte, regulatorische Aspekte, Anreise- und unterkunftsbezogene Aspekte, monetäre Aspekte und alles rund um Versicherungen. Darüber hinaus sollte die Richtlinie auch technische Aspekte und Aspekte rund um Arbeitsmaterialien behandeln.
Wie gehe ich mit datenschutzrechtlichen Fragen während einer Workation um?
Bei der Planung einer Workation sollte ein Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten stattfinden, um potentielle Datenschutzfragen zu klären. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über die Notwendigkeit von Datensicherheit informiert sind und dass geeignete Maßnahmen getroffen werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Sollte ich während einer Workation meine Arbeitszeiten erfassen?
Ob eine Erfassung der Arbeitszeiten notwendig ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Falls ja, sollten die Mitarbeiter über die notwendigen Programme verfügen, um dies tun zu können. Es ist wichtig, dass diese Programme rechtzeitig ausgewählt und bereitgestellt werden.
Was sind besondere Herausforderungen bei einer Workation in einer anderen Zeitzone?
Eine Workation in einer anderen Zeitzone kann Herausforderungen bei der Terminplanung mit sich bringen. Es ist wichtig, die Zeitverschiebung in die Planung von Meetings und Deadlines einzubeziehen, um Missverständnisse und Stress zu vermeiden.
